Ennen sähköisen järjestelmän käyttöönottoa hakemukset käsiteltiin käsin, Excel-taulukkoja ja manuaalisia vaiheita hyödyntäen. Avustusten hakemista haluttiin yhtenäistää ja nykyaikaistaa. Kaupungille päädyttiin hankkimaan sähköinen järjestelmä, joka toteuttaisi avustusten hakemisprosessin alusta loppuun asti sähköisenä ja samalla yhtenäistäisi avustusten myöntämistä.
Kovat vaatimukset järjestelmätoimittajalle
Sarastia täytti Oulun kaupungin vaatimukset järjestelmän toteuttajana ja tuli valituksi projektiin muutama vuosi sitten toteuttaen kaikki toivotut osa-alueet.
– Sarastia tarjoaa Oulun kaupungille Sarastia365-pilvipalvelun, jossa asiakkaat voivat jättää hakemuksia. Meillä ne käsitellään sähköisesti, kertoo Jussi Keskinarkaus, ICT-ratkaisuasiantuntija Oulun kaupungin Digi- ja ICT-yksiköstä.
Oulun kaupunki on palvelukeskus Monetran asiakas ja kahden palvelukeskuksen yhteistyöllä sähköisten hakemusten käsittelyn prosessia tehostettiin niin, että hakemusten käsittelyyn käytetty aika putosi huomattavasti aiemmasta. Sarastia365 Asiointi -ratkaisu liitettiin toimimaan Monetran taloushallinnon ratkaisun kanssa, jolloin hakemuksen hyväksymisen jälkeen se siirtyy Monetran järjestelmään maksatukseen. Monetra tuottaa myös pääkäyttäjäpalvelua asiointiratkaisuun.
Järjestelmään rakennettiin useita rajapintoja, jotka mahdollistavat hakemuksen tekemisen vahvan tunnistautumisen kautta. Organisaation rekisteritiedot haetaan suoraan YTJ:stä ja oikeudet toisen henkilön tai organisaation puolesta asiointiin Suomi.fi-valtuuksista. Tiedot siirtyvät myös Oulun kaupungin sisäisten järjestelmien välillä sekä asiakashallintaan että maksatukseen.
– Eri avustuslajien yhteen saaminen oli yksi tärkeä vaatimus meille. Tämä Sarastian rakentama järjestelmä kokoaa ne kaikki yhteen, ja siellä pystyy tarkastelemaan, mitä muita hakemuksia kyseinen hakija on meille laittanut, kertoo Keskinarkaus.
Yhden järjestelmän alta löytyvän datan avulla Oulun kaupungilla pystytään myös raportoimaan ja seuraamaan haettujen ja maksettujen avustuksien toteumia paljon helpommin.
Pitkä prosessi
Toimiminen teknisen ratkaisun kanssa vaatii aina osaamista. Tämä koskee sekä työntekijöitä sekä loppukäyttäjiä. Osa loppukäyttäjistä on ollut hyvin tyytyväisiä järjestelmän nykyaikaisuuteen, osalla on taas ollut erilaisia haasteita, muun muassa Suomi.fi-valtuuksien kanssa. Näitä haasteita taklataan pikkuhiljaa Oulun kaupungilla ja palautteiden pohjalta sekä ohjeistusta että itse järjestelmää saadaan kehitettyä.
– Joissakin avustuslajeissa, joissa toimii jo täysin sähköinen kuvio alusta loppuun asti, olemme päässeet noin kolmannekseen aiemmin kuluneesta työajasta. Pidemmän ajan kuluessa, kun hakuhistoria kehittyy, prosessit saadaan lopullisesti kuntoon ja kaikki avustuslajit sähköistettyä, ajansäästö lisääntyy entisestään, Keskinarkaus summaa.
– Yhteistyö Sarastian kanssa toimii oikein hyvin. Sarastia on Suomenkin mittakaavassa merkittävä Microsoft Dynamics 365 -asiantuntija. Heiltä löytyy asiantuntemusta hyvinkin vaativiin ja spesifeihin kysymyksiin ja haasteisiin, Keskinarkaus kertoo.
– Kilpailutuksen taustalla oli tarve saada ketterä, nykyaikainen ja helppokäyttöinen alusta, jonka kokonaisuuden ylläpitäminen on sujuvaa. Erityisesti korostimme valinnassa käyttäjäystävällisyyttä, kertoo Kajaanin kaupunginjohtaja Jari Tolonen.
Kajaanin tavoitteena oli hankkia kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kokonaisuutena, erillisten järjestelmäratkaisujen sijaan. Tärkeää oli löytää pitkäaikainen kumppani näiden tukipalveluiden kehittämiseen. Kajaanin tahtotilana on automatisoida ja tehostaa prosesseja hyödyntäen moderneja teknologioita.
Palveluita ja laatua kehitetään yhdessä Sarastian kanssa. Hankintaprosessin aikana Kajaani ja Sarastia selvittivät tarkoin palveluratkaisujen yksityiskohtia ja tietoturvaa. Neuvottelumenettely nosti esiin tärkeitä kohtia, joita Kajaanissa toivotaan ja joihin Sarastia haluaa panostaa: hyvän palvelun laadun säilyminen sekä järjestelmien yhteentoimivuus, turvallisuus ja kehittämismahdollisuudet.
Sarastialla on Kajaanissa toimipiste, jossa työskentelevät talous- ja henkilöstöpalveluiden asiantuntijat palvelevat myös muiden kuntien asiakkaita. Valtakunnallisena toimijana Sarastia suhtautuu myönteisesti etätyöhön ja virtuaalisesti toimiviin tiimeihin, joten Kajaanista käsin osallistutaan muun muassa Turun kaupungin palvelujen tuottamiseen.
– Jämsä haluaa panostaa sähköisten palveluiden kehitykseen ja tarjota kuntalaisille mahdollisuuksia ottaa kaupunkiin yhteyttä itselleen sopivana ajankohtana, kertoo Jämsän tietohallintopäällikkö Heli Helminen.
Kuntalaisportaalin kautta voi antaa palautetta kaupungin palveluista, kysyä neuvoa, antaa vinkkejä ja ilmoittaa korjaustarpeesta. Järjestöt, yhteisöt tai yksityiset kuntalaiset voivat hakea kaupungin sivistystoimialan kulttuuri-, liikunta- ja nuorisotoiminnan avustuksia.
Osallistuva budjetointi tuo kuntalaiset mukaan päätöksentekoon
Jämsäläiset voivat myös jatkossa helposti osallistua verovarojen käyttöä koskevaan keskusteluun, suunnitteluun ja päätöksentekoon. Kuntalaisportaalin Osallistuva budjetointi -osiossa kuntalaiset voivat kertoa kehitysideoistaan, jotka koskevat esim. tietyn alueen kehittämistä tai ulkoliikuntapaikkojen varustelua. Ideointivaiheen jälkeen kaupungin asiantuntijat käyvät ideat läpi ja kuntalaiset saavat äänestää, mitkä ideat toteutetaan osallistuvan budjetoinnin määrärahalla.
eJämsä-kuntalaisportaalin kehitystyö ja toteutus on tehty valtionavustusta saaneessa, kuntien digitalisaatiossa edistävässä hankkeessa. Mukana on ollut yhteensä viisi kuntaa. Tavoitteena oli tukea kuntien toimintatapojen uudistamista ja asiakaslähtöisyyttä sekä saavuttaa kustannussäästöjä. Jämsässä jatketaan sähköisten palveluiden kehittämistä myös hankkeen jälkeen.
– Digirahan kaltaiset avustukset ovat kunnille erittäin tärkeitä ja yhteishankkeissa mukana olo kiinnostaa Jämsää jatkossakin, tiivistää Helminen.
Kuntalaisportaali sopii kaikille kunnille
Sarastian Kuntalaisportaali-ratkaisu on kuntaisille ja kunnassa toimiville organisaatioille suunnattu verkkoasiointipalvelu, johon voidaan toteuttaa erilaisia asiointiin ja osallistumiseen liittyviä osioita. Helposti monistettavaksi suunniteltu ratkaisu personoidaan kunkin kunnan omilla tyylimäärityksillä, joten se istuu hyvin kunnan muuhun ilmeeseen.
– Olimme tyytyväisiä yhteistyöhön Sarastian kanssa. Hankkeelle asettamamme tavoitteet saavutettiin sovitussa aikataulussa ja asiakasta kuunnellen, kertoo Helminen.
Pohjanmaan maakunnan hallinnollisia tukipalveluita tuottavalla Mico Botnialla oli tarve tehostaa prosessejaan ja löytää yksi yhtenäinen järjestelmä, joka tukisi palvelukeskusmallia. Tähän saakka palveluita on tuotettu asiakkaiden omissa järjestelmäympäristöissä. Yhteistyö Sarastian kanssa käynnistyi loppuvuodesta 2020. Asiakkuus on siinä mielessä poikkeava, että kyseessä on ensimmäinen asiakas, joka tulee käyttämään Sarastia365-ratkaisukokonaisuutta omien asiakkaidensa palvelemiseen.
Ratkaisukokonaisuuden keihäänkärkenä projektissa toimii Sarastia365 Talous, joka otetaan käyttöön ensimmäisenä. Samalla mahdollistetaan myös tiedolla johtaminen, materiaalinhallinta sekä asiakkuuden- ja palvelunhallinnan ratkaisut.
”Keskitymme nyt aluksi talouden osa-alueeseen, mutta toiveena meillä oli saada järjestelmäkokonaisuus, johon voimme tulevaisuudessa rakentaa lisäpalikoita”, kertoo Mico Botnian ERP-projektipäällikkö Tiina Seppä.
Eri vaihtoehtoja punnitessa nostivat kokemus sekä tuotteistettu ja selkeästi mallinnettu ratkaisukokonaisuus Sarastian ykkösvaihtoehdoksi. ”Sarastian tietämys kunta-alasta ja jo käytössä olevat, toimiviksi todetut ratkaisut ovat olleet houkutteleva kokonaisuus. Olemme nähneet tämän hyödyllisenä tapana ottaa uusi järjestelmä käyttöön tällä mittakaavalla”, Tiina Seppä kuvaa valintaprosessia. ”Sarastian ratkaisut ovat nykyaikaisia ja niitä kehitetään jatkuvasti asiakkaat huomioiden”.
Myös Sarastialla iloitaan uudenlaisesta asiakkuudesta: ”Tämä on iso ja merkittävä askel Sarastia365-ratkaisukokonaisuudelle, sillä aiemmin ei ole ollut tällaista niin sanottua järjestelmävuokrausta, jossa toinen palvelukeskus operoi meidän järjestelmillämme”, kertoo Sarastian liiketoimintajohtaja Joni Talvitie.
Tällä hetkellä projektissa on siirrytty teknisen alustan käyttöönottotöistä asiakaskäyttöönottoihin. Sarastia tukee ensimmäisissä asiakaskäyttöönotoissa, mutta tavoitteena on, että tulevaisuudessa järjestelmän tuki- ja käyttöönottovastuu on Mico Botniassa.
Mico Botnia
- Pohjanmaan maakunnan hallinnollisia tukipalveluita tuottava, voittoa tavoittelematon in-house -osakeyhtiö
- Palveluina talous- ja henkilöstöpalvelut sekä tulkkaus- ja kielenkäännöspalvelut
- Toiminta alkanut 05/2018
- Henkilöstöä 110
- Liikevaihtoennuste n. 6,8 M€