Tietosuojaseloste

Sähköisen asioinnin tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 20.10.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Sarastia Oy (jäljempänä ”Sarastia”)
Y-tunnus 2360731-5
PL 34
00531 Helsinki
Puh. 020 6399 400

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

tietosuojavastaava@sarastia.fi

3. Rekisterin nimi

Sähköisen asioinnin rekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään sähköisen asioinnin käyttäjähallintaan. Sarastian sähköistä asiointia hyödynnetään palvelutuotantoon liittyvässä yhteydenpidossa. Henkilötietoja voidaan käyttää myös lakiin ja viranomaismääräyksiin perustuvien velvoitteiden hoitamisessa.

Rekisterinpitäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:

• Rekisteröidyn suostumus
• Asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• Lakisääteiset vaatimukset

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoja:

• Sarastian asiakkaina olevien yhteisöjen yhteyshenkilöistä
• Sarastian henkilöstöön kuuluvista käyttäjistä
• Muista henkilöistä, jotka asioivat sähköisesti Sarastian kanssa palvelutuotantoon liittyen

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema edustetussa organisaatiossa)
• Sarastian asiakas- tai muu kohderyhmä
• asiointitiedot Sarastiassa
• Sarastian tallentamat lisätiedot (mm. Sarastian yhteyshenkilö)

6. Rekisterin tietolähteet

Henkilötietoja voidaan tallentaa seuraavista lähteistä:

• henkilön oma ilmoitus
• käyttäjän itse syöttämänä palveluun
• Sarastian keräämät tiedot (mm. sopimuksista, asiakkaan julkisilta verkkosivuilta)
• kaupparekisteri tai muu viranomaisen ylläpitämä rekisteri

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Sarastia säilyttää sähköisen asioinnin rekisterissä asiakas- tai asiointisuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen asti, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole enää perustetta.

Hävittäminen tapahtuu poistamalla tieto kokonaan.

8. Tietojen luovutus

Sarastia luovuttaa tietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti sekä Sarastia-konserniin kuuluville yhtiöille lainsäädännön sallimissa rajoissa.

9. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

10. Henkilötietojen säilytys ja suojaus

Sarastian henkilöstö on sitoutunut salassapitovelvoitteisiin.

Manuaalista aineistoa tulostetaan vain tarvittaessa ja säilytetään huolellisesti siten, että tieto on saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

Digitaalista aineistoa säilytetään ja käytetään rekisterinpitäjän ohjeistuksen mukaisesti. Henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että tietoihin pääsevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Rekisterinpitäjä edellyttää myös käyttämiltään IT-sopimuskumppaneilta asianmukaista tietoturvaa.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

11. Tarkastus- ja kielto-oikeus sekä tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja käyttää tietosuojasääntelyssä turvattuja oikeuksia. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuina rekisterin yhteyshenkilölle.

12. Oikeus peruuttaa suostumus käsitellä henkilötietoja

Jos rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi: 20.10.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Sarastia Oy (jäljempänä ”Sarastia”)
Y-tunnus 2360731-5
PL 34
00531 Helsinki
Puh. 020 6399 400

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

tietosuojavastaava@sarastia.fi

3. Rekisterin nimi

Sarastian markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käyttää:

• markkinointityössä
• asiakasviestinnässä
• lakiin ja viranomaismääräyksiin perustuvien velvoitteiden hoitamisessa

Rekisterinpitäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:

• Rekisteröidyn suostumus
• Asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• Lakisääteiset vaatimukset

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoja:

• Sarastian asiakkaina tai yhteistyökumppaneina olevien yhteisöjen yhteyshenkilöistä
• Sarastian mahdollisia asiakas- tai yhteistyökumppanitahoja edustavista henkilöistä

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema edustetussa organisaatiossa)
• Sarastian asiakas- tai muu kohderyhmä
• asiointitiedot Sarastiassa
• Sarastian tallentamat lisätiedot (mm. Sarastian yhteyshenkilö, tiedot säännöllisistä postituksista, henkilön suostumuksella tallennetut henkilökohtaiset tiedot

Edellä mainittujen lisäksi rekisteri voi sisältää tietoja Sarastian toimitiloissa vierailevista henkilöistä (nimi, organisaatio, yhteystiedot).

6. Rekisterin tietolähteet

Henkilötietoja voidaan tallentaa seuraavista lähteistä:

• henkilön oma ilmoitus (mm. sähköpostitse, verkkosivujen välityksellä, puhelimitse)
• Sarastian keräämät tiedot (mm. asiakkaan julkisilta verkkosivuilta)
• Kaupparekisteri tai muu viranomaisen ylläpitämä rekisteri
• Suomen Asiakastieto

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Sarastia säilyttää rekisterissä markkinointisuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen asti, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole enää perustetta.

Hävittäminen tapahtuu poistamalla tieto kokonaan.

8. Tietojen luovutus

Sarastia ei pääsääntöisesti luovuta henkilötietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa Sarastia-konserniin kuuluville yhtiöille lainsäädännön sallimissa rajoissa, toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa.

9. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

10. Henkilötietojen säilytys ja suojaus

Rekisterinpitäjän henkilöstö on sitoutunut salassapitovelvoitteisiin.

Manuaalista aineistoa tulostetaan vain tarvittaessa ja säilytetään huolellisesti siten, että tieto on saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

Digitaalista aineistoa säilytetään ja käytetään rekisterinpitäjän ohjeistuksen mukaisesti. Henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että tietoihin pääsevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Rekisterinpitäjä edellyttää myös käyttämiltään IT-sopimuskumppaneilta asianmukaista tietoturvaa.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

11. Tarkastus- ja kielto-oikeus sekä tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja käyttää tietosuojasääntelyssä turvattuja oikeuksia. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuina rekisterin yhteyshenkilölle.

12. Oikeus peruuttaa suostumus käsitellä henkilötietoja

Jos rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 20.10.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Sarastia Oy (jäljempänä ”Sarastia”)
Y-tunnus 2360731-5
PL 34
00531 Helsinki
Puh. 020 6399 400

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

tietosuojavastaava@sarastia.fi

3. Rekisterin nimi

Sarastian rekrytointirekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käsitellään Sarastian rekrytointien hallinnointiin. Rekrytointirekisteriin tallennetaan ja siellä ylläpidetään tietoja Sarastiaan hakeneista työnhakijoista rekrytoijien ja rekrytoivien esimiesten käyttöön. Hakemus voi olla tiettyyn tehtävään osoitettu tai avoin hakemus.

Työnhakijoiden tietoja säilytetään luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia tietoja luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Hakijoiden tiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat oikeutettuja kyseisten tietojen käyttöön.

5. Rekisterin tietosisältö

Hakijoista voidaan tallentaa rekisteriin seuraavia tietoja:

• työnhakijan itse ilmoittamat tiedot (mm. nimi, ansioluettelo, hakemus)
• valokuva
• todistukset
• henkilöarviointien tiedot
• hakijan ilmoittamien suosittelijoiden antamat tiedot
• muiden tahojen hakijan suostumuksella antamat tiedot

6. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Sarastian rekrytointiin osallistuvat henkilöt sekä mahdolliset Sarastian valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet.

Lisäksi henkilötietoja käsittelee palveluntarjoaja tuottaakseen Sarastialle teknisen alustan rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voi olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.

7. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan, ellei niiden käsittelylle ole edelleen soveltuvaa käsittelyperustetta. Säilytysajoissa otetaan huomioon mm. lainsäädännön mahdollistamat kanneajat sekä työnantajan velvollisuudet.

Sarastia säilyttää henkilötietoja lähtökohtaisesti 24 kuukautta hakemuksen tallentamishetkestä. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin. Näissä tapauksissa työnhakijalta pyydetään erillinen suostumus pidempiaikaiseen säilytykseen.

Hävittäminen tapahtuu poistamalla tieto kokonaan.

8. Tietojen luovutus

Työnhakijoiden tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Sarastian ulkopuolelle. Haettavasta tehtävästä riippuen tietoja voidaan työnhakijan suostumuksella luovuttaa Sarastian lukuun toimiville tahoille, esimerkiksi henkilöarvioinnin suorittajalle.

9. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

10. Rekisterin suojaus

Rekisterinpitäjän henkilöstö on sitoutunut salassapitovelvoitteisiin.

Manuaalista aineistoa tulostetaan vain tarvittaessa ja säilytetään huolellisesti siten, että tieto on saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

Digitaalista aineistoa säilytetään ja käytetään Sarastian sisäisen ohjeistuksen mukaisesti. Rekrytointirekisteriin pääsy on rajattu siten, että ainoastaan erikseen nimetyillä Sarastian rekrytoinnista vastaavilla henkilöillä on pääsy työnhakijoiden henkilötietoihin. Teknisten laitteistojen suojaus on hoidettu huolellisesti.

11. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa lähettämänsä itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja muutenkin käyttää tietosuojasääntelyssä turvattuihin oikeuksiinsa. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

12. Oikeus peruuttaa suostumus käsitellä henkilötietoja

Jos rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

13. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn itse laatima työpaikkahakemus ja sen liitteet.