Tietosuojaseloste
Sähköisen asioinnin tietosuojaseloste
Päivitetty viimeksi 20.10.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Numera Palvelut Oy (jäljempänä ”Numera Palvelut”)
Y-tunnus 2360731-5
PL 34
00531 Helsinki
Puh. 020 6399 400
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
tietosuojavastaava@sarastia.fi
3. Rekisterin nimi
Sähköisen asioinnin rekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste
Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään sähköisen asioinnin käyttäjähallintaan. Numera Palvelujen sähköistä asiointia hyödynnetään palvelutuotantoon liittyvässä yhteydenpidossa. Henkilötietoja voidaan käyttää myös lakiin ja viranomaismääräyksiin perustuvien velvoitteiden hoitamisessa.
Rekisterinpitäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:
- Rekisteröidyn suostumus
- Asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
- Lakisääteiset vaatimukset
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää tietoja:
- Numera Palvelujen asiakkaina olevien yhteisöjen yhteyshenkilöistä
- Numera Palvelujen henkilöstöön kuuluvista käyttäjistä
- Muista henkilöistä, jotka asioivat sähköisesti Numera Palvelujen kanssa palvelutuotantoon liittyen
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema edustetussa organisaatiossa)
- Numera Palvelujen asiakas- tai muu kohderyhmä
- asiointitiedot Numera Palveluissa
- Numera Palvelujen tallentamat lisätiedot (mm. Numera Palvelujen yhteyshenkilö)
6. Rekisterin tietolähteet
Henkilötietoja voidaan tallentaa seuraavista lähteistä:
- henkilön oma ilmoitus
- käyttäjän itse syöttämänä palveluun
- Numera Palvelujen keräämät tiedot (mm. sopimuksista, asiakkaan julkisilta verkkosivuilta)
- kaupparekisteri tai muu viranomaisen ylläpitämä rekisteri
7. Henkilötietojen säilyttäminen
Numera Palvelut säilyttää sähköisen asioinnin rekisterissä asiakas- tai asiointisuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen asti, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole enää perustetta.
Hävittäminen tapahtuu poistamalla tieto kokonaan.
8. Tietojen luovutus
Numera Palvelut luovuttaa tietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti sekä Numera-konserniin kuuluville yhtiöille lainsäädännön sallimissa rajoissa.
9. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.
10. Henkilötietojen säilytys ja suojaus
Numera Palvelujen henkilöstö on sitoutunut salassapitovelvoitteisiin.
Manuaalista aineistoa tulostetaan vain tarvittaessa ja säilytetään huolellisesti siten, että tieto on saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Digitaalista aineistoa säilytetään ja käytetään rekisterinpitäjän ohjeistuksen mukaisesti. Henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että tietoihin pääsevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Rekisterinpitäjä edellyttää myös käyttämiltään IT-sopimuskumppaneilta asianmukaista tietoturvaa.
Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.
11. Tarkastus- ja kielto-oikeus sekä tiedon korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja käyttää tietosuojasääntelyssä turvattuja oikeuksia. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuina rekisterin yhteyshenkilölle.
12. Oikeus peruuttaa suostumus käsitellä henkilötietoja
Jos rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty viimeksi: 4.4.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Numera Palvelut Oy (jäljempänä ”Numera Palvelut”)
Y-tunnus 2360731-5
PL 34
00531 Helsinki
Puh. 020 6399 400
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
tietosuojavastaava@sarastia.fi
3. Rekisterin nimi
Numera Palvelujen asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste
Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käyttää:
- markkinointityössä
- asiakasviestinnässä
- lakiin ja viranomaismääräyksiin perustuvien velvoitteiden hoitamisessa
Rekisterinpitäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:
- Rekisteröidyn suostumus
- Asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
- Lakisääteiset vaatimukset
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää tietoja:
- Numera Palvelujen asiakkaina tai yhteistyökumppaneina olevien yhteisöjen yhteyshenkilöistä tai näiden hallinnoissa toimivista henkilöistä
- Numera Palvelujen mahdollisia asiakas- tai yhteistyökumppanitahoja edustavista henkilöistä
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema edustetussa organisaatiossa)
- Numera Palvelujen asiakas- tai muu kohderyhmä
- asiointitiedot Numera Palveluissa
- Numera Palvelujen tallentamat lisätiedot (mm. Numera Palvelujen yhteyshenkilö, tiedot säännöllisistä postituksista, henkilön suostumuksella tallennetut henkilökohtaiset tiedot
Edellä mainittujen lisäksi rekisteri voi sisältää tietoja Numera Palvelujen toimitiloissa vierailevista henkilöistä (nimi, organisaatio, yhteystiedot).
6. Rekisterin tietolähteet
Henkilötietoja voidaan tallentaa seuraavista lähteistä:
- henkilön tai organisaation oma ilmoitus (mm. sähköpostitse, verkkosivujen välityksellä, puhelimitse)
- Numera Palvelujen keräämät tiedot (mm. asiakkaan julkisilta verkkosivuilta)
- Kaupparekisteri tai muu viranomaisen ylläpitämä rekisteri
- Suomen Asiakastieto
7. Henkilötietojen säilyttäminen
Numera Palvelut säilyttää rekisterissä asiakassuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen asti, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole enää perustetta.
Hävittäminen tapahtuu poistamalla tieto kokonaan.
8. Tietojen luovutus
Numera Palvelut ei pääsääntöisesti luovuta henkilötietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa Numera-konserniin kuuluville yhtiöille lainsäädännön sallimissa rajoissa, toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa.
9. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.
10. Henkilötietojen säilytys ja suojaus
Rekisterinpitäjän henkilöstö on sitoutunut salassapitovelvoitteisiin.
Manuaalista aineistoa tulostetaan vain tarvittaessa ja säilytetään huolellisesti siten, että tieto on saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Digitaalista aineistoa säilytetään ja käytetään rekisterinpitäjän ohjeistuksen mukaisesti. Henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että tietoihin pääsevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Rekisterinpitäjä edellyttää myös käyttämiltään IT-sopimuskumppaneilta asianmukaista tietoturvaa.
Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.
11. Tarkastus- ja kielto-oikeus sekä tiedon korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja käyttää tietosuojasääntelyssä turvattuja oikeuksia. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuina rekisterin yhteyshenkilölle.
12. Oikeus peruuttaa suostumus käsitellä henkilötietoja
Jos rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty viimeksi 20.10.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Numera Palvelut Oy (jäljempänä ”Numera Palvelut”)
Y-tunnus 2360731-5
PL 34
00531 Helsinki
Puh. 020 6399 400
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
tietosuojavastaava@sarastia.fi
3. Rekisterin nimi
Numera Palvelujen rekrytointirekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste
Henkilötietoja käsitellään Numera Palvelujen rekrytointien hallinnointiin. Rekrytointirekisteriin tallennetaan ja siellä ylläpidetään tietoja Numera Palveluille hakeneista työnhakijoista rekrytoijien ja rekrytoivien esimiesten käyttöön. Hakemus voi olla tiettyyn tehtävään osoitettu tai avoin hakemus.
Työnhakijoiden tietoja säilytetään luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia tietoja luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Hakijoiden tiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat oikeutettuja kyseisten tietojen käyttöön.
5. Rekisterin tietosisältö
Hakijoista voidaan tallentaa rekisteriin seuraavia tietoja:
- työnhakijan itse ilmoittamat tiedot (mm. nimi, ansioluettelo, hakemus)
- valokuva
- todistukset
- henkilöarviointien tiedot
- hakijan ilmoittamien suosittelijoiden antamat tiedot
- muiden tahojen hakijan suostumuksella antamat tiedot
6. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät Numera Palvelujen rekrytointiin osallistuvat henkilöt sekä mahdolliset Numera Palvelujen valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet.
Lisäksi henkilötietoja käsittelee palveluntarjoaja tuottaakseen Numera Palveluille teknisen alustan rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voi olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.
7. Henkilötietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan, ellei niiden käsittelylle ole edelleen soveltuvaa käsittelyperustetta. Säilytysajoissa otetaan huomioon mm. lainsäädännön mahdollistamat kanneajat sekä työnantajan velvollisuudet.
Numera Palvelut säilyttää henkilötietoja lähtökohtaisesti 24 kuukautta hakemuksen tallentamishetkestä. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin. Näissä tapauksissa työnhakijalta pyydetään erillinen suostumus pidempiaikaiseen säilytykseen.
Hävittäminen tapahtuu poistamalla tieto kokonaan.
8. Tietojen luovutus
Työnhakijoiden tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Numera Palvelujen ulkopuolelle. Haettavasta tehtävästä riippuen tietoja voidaan työnhakijan suostumuksella luovuttaa Numera Palvelujen lukuun toimiville tahoille, esimerkiksi henkilöarvioinnin suorittajalle.
9. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.
10. Rekisterin suojaus
Rekisterinpitäjän henkilöstö on sitoutunut salassapitovelvoitteisiin.
Manuaalista aineistoa tulostetaan vain tarvittaessa ja säilytetään huolellisesti siten, että tieto on saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Digitaalista aineistoa säilytetään ja käytetään Numera Palvelujen sisäisen ohjeistuksen mukaisesti. Rekrytointirekisteriin pääsy on rajattu siten, että ainoastaan erikseen nimetyillä Numera Palvelujen rekrytoinnista vastaavilla henkilöillä on pääsy työnhakijoiden henkilötietoihin. Teknisten laitteistojen suojaus on hoidettu huolellisesti.
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa lähettämänsä itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja muutenkin käyttää tietosuojasääntelyssä turvattuihin oikeuksiinsa. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
12. Oikeus peruuttaa suostumus käsitellä henkilötietoja
Jos rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
13. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyn itse laatima työpaikkahakemus ja sen liitteet.