Sarastia365 Asiointi apuna Oulun kaupungin hakemusten sähköisessä käsittelyssä
13.6.2023 | Asiakastarinat
Ennen sähköisen järjestelmän käyttöönottoa hakemukset käsiteltiin käsin, Excel-taulukkoja ja manuaalisia vaiheita hyödyntäen. Avustusten hakemista haluttiin yhtenäistää ja nykyaikaistaa. Kaupungille päädyttiin hankkimaan sähköinen järjestelmä, joka toteuttaisi avustusten hakemisprosessin alusta loppuun asti sähköisenä ja samalla yhtenäistäisi avustusten myöntämistä.
Kovat vaatimukset järjestelmätoimittajalle
Sarastia täytti Oulun kaupungin vaatimukset järjestelmän toteuttajana ja tuli valituksi projektiin muutama vuosi sitten toteuttaen kaikki toivotut osa-alueet.
– Sarastia tarjoaa Oulun kaupungille Sarastia365-pilvipalvelun, jossa asiakkaat voivat jättää hakemuksia. Meillä ne käsitellään sähköisesti, kertoo Jussi Keskinarkaus, ICT-ratkaisuasiantuntija Oulun kaupungin Digi- ja ICT-yksiköstä.
Oulun kaupunki on palvelukeskus Monetran asiakas ja kahden palvelukeskuksen yhteistyöllä sähköisten hakemusten käsittelyn prosessia tehostettiin niin, että hakemusten käsittelyyn käytetty aika putosi huomattavasti aiemmasta. Sarastia365 Asiointi -ratkaisu liitettiin toimimaan Monetran taloushallinnon ratkaisun kanssa, jolloin hakemuksen hyväksymisen jälkeen se siirtyy Monetran järjestelmään maksatukseen. Monetra tuottaa myös pääkäyttäjäpalvelua asiointiratkaisuun.
Järjestelmään rakennettiin useita rajapintoja, jotka mahdollistavat hakemuksen tekemisen vahvan tunnistautumisen kautta. Organisaation rekisteritiedot haetaan suoraan YTJ:stä ja oikeudet toisen henkilön tai organisaation puolesta asiointiin Suomi.fi-valtuuksista. Tiedot siirtyvät myös Oulun kaupungin sisäisten järjestelmien välillä sekä asiakashallintaan että maksatukseen.
– Eri avustuslajien yhteen saaminen oli yksi tärkeä vaatimus meille. Tämä Sarastian rakentama järjestelmä kokoaa ne kaikki yhteen, ja siellä pystyy tarkastelemaan, mitä muita hakemuksia kyseinen hakija on meille laittanut, kertoo Keskinarkaus.
Yhden järjestelmän alta löytyvän datan avulla Oulun kaupungilla pystytään myös raportoimaan ja seuraamaan haettujen ja maksettujen avustuksien toteumia paljon helpommin.
Pitkä prosessi
Toimiminen teknisen ratkaisun kanssa vaatii aina osaamista. Tämä koskee sekä työntekijöitä sekä loppukäyttäjiä. Osa loppukäyttäjistä on ollut hyvin tyytyväisiä järjestelmän nykyaikaisuuteen, osalla on taas ollut erilaisia haasteita, muun muassa Suomi.fi-valtuuksien kanssa. Näitä haasteita taklataan pikkuhiljaa Oulun kaupungilla ja palautteiden pohjalta sekä ohjeistusta että itse järjestelmää saadaan kehitettyä.
– Joissakin avustuslajeissa, joissa toimii jo täysin sähköinen kuvio alusta loppuun asti, olemme päässeet noin kolmannekseen aiemmin kuluneesta työajasta. Pidemmän ajan kuluessa, kun hakuhistoria kehittyy, prosessit saadaan lopullisesti kuntoon ja kaikki avustuslajit sähköistettyä, ajansäästö lisääntyy entisestään, Keskinarkaus summaa.
– Yhteistyö Sarastian kanssa toimii oikein hyvin. Sarastia on Suomenkin mittakaavassa merkittävä Microsoft Dynamics 365 -asiantuntija. Heiltä löytyy asiantuntemusta hyvinkin vaativiin ja spesifeihin kysymyksiin ja haasteisiin, Keskinarkaus kertoo.
