Epassi on arkea sujuvoittava palvelu henkilöstöetujen maksamiseen, järjestämiseen ja hallinnointiin. Riihimäellä ja Kangasalla niin HR kuin henkilöstö ovat tyytyväisiä Epassiin.

Riihimäen kaupunki ja Kangasalan kaupunki ottivat Epassi-järjestelmän käyttöön vuoden 2023 alussa. Järjestelmän käyttöönotto sujui mutkattomasti yhteistyössä Sarastian asiantuntijoiden kanssa.

Riihimäellä Epassi koetaan arvoaan suuremmaksi eduksi

Riihimäen kaupungissa tarjotaan Epassin kautta henkilöstölle lounas- ja hyvinvointietua.

– Sarastia on meidän pitkällinen yhteistyökumppanimme, joten oli luontevaa hankkia Epassi heidän kauttaan. Heillä on vahva alan osaaminen, ja he tuntevat eri kuntien toimintamallit, perustelee Riihimäen henkilöstön kehittämispäällikkö Päivi Ojanen.

Epassin ketterässä käyttöönottoprosessissa pysähdyttiin hetkeksi määrittelyn äärelle. Yhdessä Sarastian asiantuntijoiden kanssa tarkennettiin edun jakautumista erimuotoisissa ja eripituisissa palvelussuhteissa.  

– Olemme olleet erittäin tyytyväisiä siihen, kuinka palvelu on integroitu HR-järjestelmään ja toiminnot automatisoitu. Tämä on vähentänyt henkilöstöhallinnosta paljon työtä, Ojanen kiittää.

Henkilöstö arvostaa erityisesti hyvinvointietua, sillä sitä oli toivottu pitkään. Työntekijät kokevat edun tärkeäksi tueksi jaksamisen kannalta.

– Palvelun käyttäjät ovat antaneet positiivista palautetta muun muassa helppokäyttöisyydestä ja tasa-arvoisuudesta. Epassia arvostetaan, ja sen tarjoama etu koetaan arvoaan suuremmaksi, Ojanen kuvailee.

Epassi Flex tarjoaa valinnanvapautta Kangasalla

Kangasalan kaupungilla on käytössään Epassi lounasetu sekä Epassi Flex, joka sisältää liikunta-, kulttuuri-, hyvinvointi- ja työmatkaedun. Henkilöstö voi valita joustavasti elämäntilanteensa mukaan, mitä Epassi Flex -etua palvelusta kulloinkin haluaa käyttää.

– Epassin käyttöönotto oli helppo, koska meillä oli entuudestaan käyttökokemusta vastaavasta järjestelmästä ja tietyt periaatteet sekä määrittelyt jo valmiiksi mietitty Sarastian asiantuntijoiden kanssa, kertoo henkilöstöjohtaja Eija Tetri-Lähde.

Epassin käyttöönotto sujui joustavasti myös henkilöstöltä mobiilisovelluksen helppokäyttöisyyden ansiosta. Perehtymisen tukena olivat kattavat ohjemateriaalit videoineen. Työhyvinvointikyselyssä tuli selvästi esille, että käyttäjät ovat ottaneet Epassin innostuneesti vastaan. Laaja toimipaikkaverkosto mahdollistaa edun monipuolisen käytön.

– Henkilöstöetuuksien hallinnointi on helppoa. Automaatio huolehtii etujen jakautumisesta esimerkiksi työvapaatilanteessa tai henkilön aloittaessa työsuhteen kesken kalenterivuoden, kiittää henkilöstösuunnittelija Kati Marttila.

 

Sarastia tarjoaa omistaja-asiakkailleen palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon peruspalveluiden lisäksi erilaisia lisäpalveluita. Tarjolla olevien lisäpalveluiden päätavoite on tuoda käyttäjilleen selkeää hyötyä. Palveluiden käyttöönotossa panostetaan ketteryyteen ja positiiviseen asiakaskokemukseen.

– Pyrimme aina siihen, että meillä on asiakkaan suuntaan sama yhteyshenkilö projektin alusta tuotantoon saakka. Olemme itse projektipäällikkönä palvelun käyttöönotossa ja sen jälkeen mukana tuotannossa ja arjen asiakasyhteistyössä, kertovat Sarastian sovellusasiantuntijat Sirkka Hulkko ja Veli Anttila. 

Nurmeksen kaupungilla positiivinen kokemus WPro-työturvallisuusjärjestelmästä 

Organisaation tarpeisiin sopiva työturvallisuusjärjestelmä helpottaa työturvallisuuteen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden hoitamista. Järjestelmän avulla voidaan myös parantaa työntekijöiden turvallisuutta ja hyvinvointia sekä tehostaa toimintoja. Nurmeksen kaupunki on ollut tyytyväinen WPro-työturvallisuusjärjestelmään ja yhteistyöhön Sarastian kanssa. 

WPro-työturvallisuusjärjestelmällä työpaikan työtapaturmia ja läheltä piti -tilanteita voidaan sähköisesti ilmoittaa, käsitellä, lähettää vakuutusyhtiöön, tilastoida ja raportoida sekä kartoittaa työyhteisön työhyvinvointia. Järjestelmää on myös mahdollista täydentää erilaisilla lisäosilla.  

Salon kansalaisopisto on tyytyväinen sähköisen allekirjoittamisen palvelu Visma Signiin  

Sopimusten sähköinen allekirjoittaminen säästää aikaa, vähentää paperityötä, parantaa dokumenttien hallintaa ja tehostaa koko sopimusprosessia. Sarastian tarjontaan kuuluu kolme sähköisen allekirjoituksen vaihtoehtoa: Visma Sign sekä Personec- ja Populus- palkkajärjestelmiin integroidut ratkaisut. 

Ajatus sähköisestä allekirjoituksesta oli ollut Salon kansalaisopistolla esillä jo pidempään, mutta päätös Visma Signin käyttöönotosta tehtiin keväällä 2024, kun palvelun yhteensovittaminen opiston käyttämän oppilaitoshallintajärjestelmän kanssa tuli mahdolliseksi. Yhteistyö Sarastian kanssa on ollut mutkatonta: käyttöönotto ja perehdytys sujuivat asiakkaan mukaan erinomaisesti ja arjen asiakasyhteistyö on ollut palveluhenkistä. 

Onko sinulla kysyttävää palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon lisäpalveluista?

Tiedustelujen tai ohjelmistojen esittelypyyntöjen osalta voit olla yhteydessä Sarastian asiakkuuspäälliköihin (yhteystiedot löytyvät ”Myynti” -otsikon alta) tai sovellusasiantuntijoihin Sirkka Hulkkoon ja Veli Anttilaan. Sähköpostiosoitteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi@sarastia.fi.   

Organisaation tarpeisiin sopiva työturvallisuusjärjestelmä helpottaa työturvallisuuteen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden hoitamista. Järjestelmän avulla voidaan myös parantaa työntekijöiden turvallisuutta ja hyvinvointia sekä tehostaa toimintoja. Nurmeksen kaupunki on ollut tyytyväinen WPro-työturvallisuusjärjestelmään ja yhteistyöhön Sarastian kanssa. 

Nurmeksen kaupunki otti uuden työturvallisuusjärjestelmän käyttöön syksyllä 2023. Valintakriteerit järjestelmälle olivat selkeät: järjestelmän tuli tarjota tietyt ominaisuudet hyvällä hinta-laatusuhteella. Kaupunki tutustui tarjolla oleviin työturvallisuusjärjestelmävaihtoehtoihin, ja valitsi kolmesta vaihtoehdosta Sarastian toimittaman ja kilpailuttaman WPro-työturvallisuusjärjestelmän.  

WPro-työturvallisuusjärjestelmällä työpaikan työtapaturmia ja läheltä piti -tilanteita voidaan sähköisesti ilmoittaa, käsitellä, lähettää vakuutusyhtiöön, tilastoida ja raportoida sekä kartoittaa työyhteisön työhyvinvointia. Järjestelmää on myös mahdollista täydentää erilaisilla lisäosilla. 

Ennen WPron käyttöönottoa Nurmeksen kaupungilla ei ollut sähköistä työturvallisuusjärjestelmää, joten muutos on ollut merkittävä. Nyt työturvallisuuden kokonaisuus on järjestelmällisempi ja helpommin hallittavissa. Kaikki työturvallisuusilmoitukset ovat samassa järjestelmässä, mikä on tuonut huomattavia etuja aiempaan paperilomakkeiden työstämiseen verrattuna. Järjestelmä tarjoaa myös hyödyllisiä raportteja ja kuvaajia, jotka tukevat työturvallisuuden seurantaa ja kehittämistä. 

Yhteydenpito Sarastian kanssa on ollut helppoa 

Nurmeksella WProta käyttävät henkilöt ovat olleet tyytyväisiä järjestelmän helppokäyttöisyyteen. Erityisesti riskien arviointien tekeminen on nyt huomattavasti helpompaa kuin aiemmin. 

– WPron käyttöönotto sujui Sarastian kanssa aikataulutetun ja vaiheistetun projektin mukaisesti. Alussa järjestelmää käytiin tarkasti läpi ja sen ominaisuuksia peilattiin Nurmeksen tarpeisiin ja odotuksiin. Vaikka käyttöönoton alkuvaiheessa kohdattiin pieniä haasteita, nämä selvitettiin nopeasti. Kokonaisuudessaan käyttöönotto sujui hyvin, ja yhteistyö Sarastian kanssa on projektin aikana, ja sen jälkeen ollut helppoa ja sujuvaa. Yhteyshenkilöihimme on voinut olla yhteydessä matalalla kynnyksellä, kertoo Nurmeksen kaupungin työsuojelupäällikkö Anne Vattulainen. 

Haluatko kuulla lisää?

Tiedustelujen tai ohjelmistojen esittelypyyntöjen osalta voit olla yhteydessä Sarastian asiakkuuspäälliköihin (yhteystiedot löytyvät ”Myynti” -otsikon alta).

Sopimusten sähköinen allekirjoittaminen säästää aikaa, vähentää paperityötä, parantaa dokumenttien hallintaa ja tehostaa koko sopimusprosessia. Salon kansalaisopisto kertoo toimintatavan tukevan myös heidän ajatustaan kestävästä kehityksestä. Yhteistyö Sarastian kanssa on ollut mutkatonta: käyttöönotto ja perehdytys sujuivat asiakkaan mukaan erinomaisesti ja arjen asiakasyhteistyö on ollut palveluhenkistä.

Ajatus sähköisestä allekirjoituksesta oli ollut Salon kansalaisopistolla esillä jo pidempään, mutta päätös Visma Signin käyttöönotosta tehtiin keväällä 2024, kun palvelun yhteensovittaminen opiston käyttämän oppilaitoshallintajärjestelmän kanssa tuli mahdolliseksi. Salon kaupungilla palvelu oli ollut käytössä jo aiemmin. 

– Meillä työskentelee lukuvuodessa 150–170 tuntiopettajaa, ja kausiluonteisen työn takia sopimukset tehdään vähintään kaksi kertaa vuodessa. Paperisia sopimuksia, allekirjoitettavaa ja sopimusten postittamista on siis ollut paljon, kuvailee Salon kansalaisopiston rehtori Päivi Pölönen. 

Sekä Sarastian että kansalaisopiston päässä järjestelmän käyttöönottoon liittyvät toimenpiteet hoidettiin nopealla aikataululla. Sarastian järjestämien käyttöönotto- ja perehdytyspalaverien jälkeen palvelun ensimmäinen kokeilu saatiinkin tehtyä parissa päivässä. Kaikki sujui suunnitellusti ja ongelmitta.

Kattavan perehdytyksen ja käyttöönoton jälkeen asiakkaan kanssa pidetään tuotannon seurantapalavereja, joissa käsitellään järjestelmän käyttöönoton jälkeen esiin nousseita kysymyksiä. Lisäksi Sarastia tukee asiakasta järjestelmän käytössä aina tarvittaessa. 

Sopimusten allekirjoittaminen sähköisesti on nopeaa ja helppoa 

Sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönoton myötä kansalaisopisto on huomannut eniten hyötyä ajansäästössä. Työsopimuksia ei tarvitse enää tulostaa eikä lähettää postissa.  

Työntekijöiden palaute on ollut positiivista. Sopimukset allekirjoitetaan nopeasti, eikä kysymyksiä ole juuri tullut. Visma Sign on osoittautunut luotettavaksi ja helppokäyttöiseksi.  

Sähköinen toimintatapa tukee Salon kansalaisopiston kestävän kehityksen periaatteita vähentämällä merkittävästi paperin ja kirjekuorien käyttöä. Vaikka sopimuksen allekirjoittaminen on pieni asia, sen kehittämiseen liittyvä projekti voi herättää tarkastelemaan laajemmin organisaation prosesseja ja toimintatapoja.  

– Salon kansalaisopiston kokemus Visma Sign -palvelusta ja yhteistyöstä Sarastian kanssa on ollut hyvin positiivinen. Sarastia hoiti käyttöönoton ja perehdytyksen erinomaisesti, ja meihin suhtauduttiin palveluhenkisesti. Kaikki toteutui sovitusti, mutkattomasti ja mukavassa hengessä, Pölönen kertoo. 

Haluatko kuulla lisää?

Tiedustelujen tai ohjelmistojen esittelypyyntöjen osalta voit olla yhteydessä Sarastian asiakkuuspäälliköihin (yhteystiedot löytyvät ”Myynti” -otsikon alta).

Ennen sähköisen järjestelmän käyttöönottoa hakemukset käsiteltiin käsin, Excel-taulukkoja ja manuaalisia vaiheita hyödyntäen. Avustusten hakemista haluttiin yhtenäistää ja nykyaikaistaa. Kaupungille päädyttiin hankkimaan sähköinen järjestelmä, joka toteuttaisi avustusten hakemisprosessin alusta loppuun asti sähköisenä ja samalla yhtenäistäisi avustusten myöntämistä. 

Kovat vaatimukset järjestelmätoimittajalle 

Sarastia täytti Oulun kaupungin vaatimukset järjestelmän toteuttajana ja tuli valituksi projektiin muutama vuosi sitten toteuttaen kaikki toivotut osa-alueet.  

– Sarastia tarjoaa Oulun kaupungille Sarastia365-pilvipalvelun, jossa asiakkaat voivat jättää hakemuksia. Meillä ne käsitellään sähköisesti, kertoo Jussi Keskinarkaus, ICT-ratkaisuasiantuntija Oulun kaupungin Digi- ja ICT-yksiköstä. 

Oulun kaupunki on palvelukeskus Monetran asiakas ja kahden palvelukeskuksen yhteistyöllä sähköisten hakemusten käsittelyn prosessia tehostettiin niin, että hakemusten käsittelyyn käytetty aika putosi huomattavasti aiemmasta. Sarastia365 Asiointi -ratkaisu liitettiin toimimaan Monetran taloushallinnon ratkaisun kanssa, jolloin hakemuksen hyväksymisen jälkeen se siirtyy Monetran järjestelmään maksatukseen. Monetra tuottaa myös pääkäyttäjäpalvelua asiointiratkaisuun.  

Järjestelmään rakennettiin useita rajapintoja, jotka mahdollistavat hakemuksen tekemisen vahvan tunnistautumisen kautta. Organisaation rekisteritiedot haetaan suoraan YTJ:stä ja oikeudet toisen henkilön tai organisaation puolesta asiointiin Suomi.fi-valtuuksista. Tiedot siirtyvät myös Oulun kaupungin sisäisten järjestelmien välillä sekä asiakashallintaan että maksatukseen.  

– Eri avustuslajien yhteen saaminen oli yksi tärkeä vaatimus meille. Tämä Sarastian rakentama järjestelmä kokoaa ne kaikki yhteen, ja siellä pystyy tarkastelemaan, mitä muita hakemuksia kyseinen hakija on meille laittanut, kertoo Keskinarkaus. 

Yhden järjestelmän alta löytyvän datan avulla Oulun kaupungilla pystytään myös raportoimaan ja seuraamaan haettujen ja maksettujen avustuksien toteumia paljon helpommin. 

Pitkä prosessi 

Toimiminen teknisen ratkaisun kanssa vaatii aina osaamista. Tämä koskee sekä työntekijöitä sekä loppukäyttäjiä. Osa loppukäyttäjistä on ollut hyvin tyytyväisiä järjestelmän nykyaikaisuuteen, osalla on taas ollut erilaisia haasteita, muun muassa Suomi.fi-valtuuksien kanssa. Näitä haasteita taklataan pikkuhiljaa Oulun kaupungilla ja palautteiden pohjalta sekä ohjeistusta että itse järjestelmää saadaan kehitettyä. 

– Joissakin avustuslajeissa, joissa toimii jo täysin sähköinen kuvio alusta loppuun asti, olemme päässeet noin kolmannekseen aiemmin kuluneesta työajasta. Pidemmän ajan kuluessa, kun hakuhistoria kehittyy, prosessit saadaan lopullisesti kuntoon ja kaikki avustuslajit sähköistettyä, ajansäästö lisääntyy entisestään, Keskinarkaus summaa.  

– Yhteistyö Sarastian kanssa toimii oikein hyvin. Sarastia on Suomenkin mittakaavassa merkittävä Microsoft Dynamics 365 -asiantuntija. Heiltä löytyy asiantuntemusta hyvinkin vaativiin ja spesifeihin kysymyksiin ja haasteisiin, Keskinarkaus kertoo. 

– Kilpailutuksen taustalla oli tarve saada ketterä, nykyaikainen ja helppokäyttöinen alusta, jonka kokonaisuuden ylläpitäminen on sujuvaa. Erityisesti korostimme valinnassa käyttäjäystävällisyyttä, kertoo Kajaanin kaupunginjohtaja Jari Tolonen.

Kajaanin tavoitteena oli hankkia kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kokonaisuutena, erillisten järjestelmäratkaisujen sijaan. Tärkeää oli löytää pitkäaikainen kumppani näiden tukipalveluiden kehittämiseen. Kajaanin tahtotilana on automatisoida ja tehostaa prosesseja hyödyntäen moderneja teknologioita.

Palveluita ja laatua kehitetään yhdessä Sarastian kanssa. Hankintaprosessin aikana Kajaani ja Sarastia selvittivät tarkoin palveluratkaisujen yksityiskohtia ja tietoturvaa. Neuvottelumenettely nosti esiin tärkeitä kohtia, joita Kajaanissa toivotaan ja joihin Sarastia haluaa panostaa: hyvän palvelun laadun säilyminen sekä järjestelmien yhteentoimivuus, turvallisuus ja kehittämismahdollisuudet.

Sarastialla on Kajaanissa toimipiste, jossa työskentelevät talous- ja henkilöstöpalveluiden asiantuntijat palvelevat myös muiden kuntien asiakkaita. Valtakunnallisena toimijana Sarastia suhtautuu myönteisesti etätyöhön ja virtuaalisesti toimiviin tiimeihin, joten Kajaanista käsin osallistutaan muun muassa Turun kaupungin palvelujen tuottamiseen.

– Jämsä haluaa panostaa sähköisten palveluiden kehitykseen ja tarjota kuntalaisille mahdollisuuksia ottaa kaupunkiin yhteyttä itselleen sopivana ajankohtana, kertoo Jämsän tietohallintopäällikkö Heli Helminen.

Kuntalaisportaalin kautta voi antaa palautetta kaupungin palveluista, kysyä neuvoa, antaa vinkkejä ja ilmoittaa korjaustarpeesta. Järjestöt, yhteisöt tai yksityiset kuntalaiset voivat hakea kaupungin sivistystoimialan kulttuuri-, liikunta- ja nuorisotoiminnan avustuksia.

Osallistuva budjetointi tuo kuntalaiset mukaan päätöksentekoon

Jämsäläiset voivat myös jatkossa helposti osallistua verovarojen käyttöä koskevaan keskusteluun, suunnitteluun ja päätöksentekoon. Kuntalaisportaalin Osallistuva budjetointi -osiossa kuntalaiset voivat kertoa kehitysideoistaan, jotka koskevat esim. tietyn alueen kehittämistä tai ulkoliikuntapaikkojen varustelua. Ideointivaiheen jälkeen kaupungin asiantuntijat käyvät ideat läpi ja kuntalaiset saavat äänestää, mitkä ideat toteutetaan osallistuvan budjetoinnin määrärahalla.

eJämsä-kuntalaisportaalin kehitystyö ja toteutus on tehty valtionavustusta saaneessa, kuntien digitalisaatiossa edistävässä hankkeessa.  Mukana on ollut yhteensä viisi kuntaa. Tavoitteena oli tukea kuntien toimintatapojen uudistamista ja asiakaslähtöisyyttä sekä saavuttaa kustannussäästöjä. Jämsässä jatketaan sähköisten palveluiden kehittämistä myös hankkeen jälkeen.

– Digirahan kaltaiset avustukset ovat kunnille erittäin tärkeitä ja yhteishankkeissa mukana olo kiinnostaa Jämsää jatkossakin, tiivistää Helminen.

Kuntalaisportaali sopii kaikille kunnille

Sarastian Kuntalaisportaali-ratkaisu on kuntaisille ja kunnassa toimiville organisaatioille suunnattu verkkoasiointipalvelu, johon voidaan toteuttaa erilaisia asiointiin ja osallistumiseen liittyviä osioita. Helposti monistettavaksi suunniteltu ratkaisu personoidaan kunkin kunnan omilla tyylimäärityksillä, joten se istuu hyvin kunnan muuhun ilmeeseen.

– Olimme tyytyväisiä yhteistyöhön Sarastian kanssa. Hankkeelle asettamamme tavoitteet saavutettiin sovitussa aikataulussa ja asiakasta kuunnellen, kertoo Helminen.

Pohjanmaan maakunnan hallinnollisia tukipalveluita tuottavalla Mico Botnialla oli tarve tehostaa prosessejaan ja löytää yksi yhtenäinen järjestelmä, joka tukisi palvelukeskusmallia. Tähän saakka palveluita on tuotettu asiakkaiden omissa järjestelmäympäristöissä. Yhteistyö Sarastian kanssa käynnistyi loppuvuodesta 2020. Asiakkuus on siinä mielessä poikkeava, että kyseessä on ensimmäinen asiakas, joka tulee käyttämään Sarastia365-ratkaisukokonaisuutta omien asiakkaidensa palvelemiseen.

Ratkaisukokonaisuuden keihäänkärkenä projektissa toimii Sarastia365 Talous, joka otetaan käyttöön ensimmäisenä. Samalla mahdollistetaan myös tiedolla johtaminen, materiaalinhallinta sekä asiakkuuden- ja palvelunhallinnan ratkaisut.

”Keskitymme nyt aluksi talouden osa-alueeseen, mutta toiveena meillä oli saada järjestelmäkokonaisuus, johon voimme tulevaisuudessa rakentaa lisäpalikoita”, kertoo Mico Botnian ERP-projektipäällikkö Tiina Seppä.

Eri vaihtoehtoja punnitessa nostivat kokemus sekä tuotteistettu ja selkeästi mallinnettu ratkaisukokonaisuus Sarastian ykkösvaihtoehdoksi. ”Sarastian tietämys kunta-alasta ja jo käytössä olevat, toimiviksi todetut ratkaisut ovat olleet houkutteleva kokonaisuus. Olemme nähneet tämän hyödyllisenä tapana ottaa uusi järjestelmä käyttöön tällä mittakaavalla”, Tiina Seppä kuvaa valintaprosessia. ”Sarastian ratkaisut ovat nykyaikaisia ja niitä kehitetään jatkuvasti asiakkaat huomioiden”.

Myös Sarastialla iloitaan uudenlaisesta asiakkuudesta: ”Tämä on iso ja merkittävä askel Sarastia365-ratkaisukokonaisuudelle, sillä aiemmin ei ole ollut tällaista niin sanottua järjestelmävuokrausta, jossa toinen palvelukeskus operoi meidän järjestelmillämme”, kertoo Sarastian liiketoimintajohtaja Joni Talvitie.

Tällä hetkellä projektissa on siirrytty teknisen alustan käyttöönottotöistä asiakaskäyttöönottoihin. Sarastia tukee ensimmäisissä asiakaskäyttöönotoissa, mutta tavoitteena on, että tulevaisuudessa järjestelmän tuki- ja käyttöönottovastuu on Mico Botniassa.

---

Mico Botnia

• Pohjanmaan maakunnan hallinnollisia tukipalveluita tuottava, voittoa tavoittelematon in-house -osakeyhtiö
• Palveluina talous- ja henkilöstöpalvelut sekä tulkkaus- ja kielenkäännöspalvelut
• Toiminta alkanut 05/2018
• Henkilöstöä 110
• Liikevaihtoennuste n. 6,8 M€